Najważniejsze korzyści, jakie daje elektroniczny obieg dokumentów w firmie

przez | 3 marca, 2020

Istnieje wiele sposobów na rozwój przedsiębiorstwa oraz optymalizację kosztów, a wybór tych odpowiednich znacznie przybliży Cię do upragnionego sukcesu biznesowego. Jednym z najlepszych obecnie sposobów na osiągnięcie celu jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie, który polecany jest przedsiębiorstwom niezależnie od tego, w jakiej dziedzinie się specjalizują oraz ich wielkości. Sprawdźmy, jakie korzyści przyniesie to Twojej firmie!

Korzyść 1 – Usprawnienie firmowych procesów

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, dzięki któremu wszelkie papierowe akta, pisma czy umowy zostaną przeniesione do systemu komputerowego. Co więcej – również nowe dokumenty będą dostępne w wersji elektronicznej, co znacznie ułatwi dostęp do nich oraz wyszukiwanie poszczególnych danych. Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy będziecie mogli szybko znaleźć poszukiwane informacje i rozpocząć natychmiastowe działanie – niezależnie od tego, czy mówimy o rozliczeniu pracowników, wystawieniu faktury czy też rozpatrzeniu reklamacji.

Wszystko to sprawi, że procesy firmowe zostaną znacznie usprawnione, a Twoje przedsiębiorstwo będzie działało sprawnie jak nigdy dotąd. Co więcej – specjaliści, którzy wdrożą elektroniczny obieg dokumentów, będą w stanie przenieść do systemu każdy dokument – od faktury, przez dokumenty kadrowe i administracyjne, aż do akt pracowników. To sposób na unowocześnienie przedsiębiorstwa.

Korzyść 2 – Łatwiejsze kontrolowanie procesów

Wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów, będziesz mieć możliwość skutecznego kontrolowania procesów, jakie zachodzą w firmie, a także monitorowania wielu aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa – mowa tutaj np. o skuteczności działań pracowników czy obsługi klienta. Zyskasz możliwość śledzenia korespondencji, podglądu statusu dokumentów czy też zautomatyzowania procesów odbioru i dostarczania dokumentów. Oczywiście nic nie będzie stało na przeszkodzie, by do obsługi poszczególnych dokumentów przydzielić konkretnych pracowników, co dodatkowo wpłynie pozytywnie na bezpieczeństwo firmowych danych.

Korzyść 3 – Łatwiejsze i tańsze przechowywanie dokumentów

Każdy przedsiębiorstwa jest zobowiązany do tego, aby archiwizować dokumenty – zarówno te księgowe, jak również akta pracowników, a w niektórych przypadkach okres ich przechowywania może wynosić nawet kilkadziesiąt lat. Dlatego też posiadanie dużej ilości papierowej dokumentacji wymaga od Ciebie stworzenia specjalnego archiwum, co jest nie tylko trudne, ale i bardzo kosztowne. Wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w firmie nie musisz martwić się o tę kwestię – wszystkie pisma, umowy i akta gromadzone są w komputerze, dzięki czemu ich archiwizowanie jest bardzo proste.

Co więcej – korzystając z tego nowoczesnego rozwiązania masz pewność, że dokumenty nie ulegną zniszczeniu albo nie zgubią się, w związku z czym Ty nie poniesiesz kary, np. w momencie kontroli urzędu skarbowego.

Korzyść 4 – Możliwość skorzystania ze wsparcia specjalistów

Za wdrażanie elektronicznych obiegów dokumentów odpowiedzialne są zewnętrzne firmy, które zadbają o stworzenie odpowiedniego systemu, a nawet zeskanowanie wszelkiego rodzaju dokumentacji. Co więcej – korzystając z ich usług, będziesz mógł zyskać pełne wsparcie w optymalizacji przepływu dokumentów i ujednoliceniu procedur, mających miejsce w przedsiębiorstwie. To również znacznie pomoże Ci w rozwoju firmy i osiąganiu najlepszych wyników.