Program call center – rozwiązanie, które ułatwi zarządzanie kontaktami w każdej firmie

przez | 5 maja, 2020

Prawidłowe funkcjonowanie działów firm zajmujących się kontaktem z klientem wymaga dobrej organizacji, która sprawdzi się nawet w przypadku dużej liczby pracowników i wielu połączeń głosowych, wykonywanych przez nich każdego dnia. Niezbędny będzie do tego odpowiedni program call center – specjalny system CRM, który umożliwi łatwe zarządzanie kontaktami. Co warto wiedzieć o rozwiązaniach tego typu?

Program call center – do czego służy?

Dziesiątki pracowników, wykonujących setki połączeń głosowych dziennie – tak zazwyczaj wygląda praca call center lub dowolnego działu firmy, zajmującego się obsługą klienta. Bez odpowiedniego zarządzania kontaktami trudno byłoby o porządek w działaniach pracowników, wykonujących połączenia telefoniczne, co wpływałoby bardzo negatywnie na skuteczność i wydajność ich pracy. Rozwiązaniem jest program call center, czyli specjalny system CRM, dzięki któremu można w łatwy sposób zarządzać wszystkimi kontaktami z bazy danej firmy.

Program call center pozwala na stworzenie własnej bazy danych i przypisanie do każdego klienta informacji, które będą potrzebne – np. danych osobowych, nr NIP i PESEL, strony www, adresu e-mail i wielu innych informacji. Co więcej, w systemie CRM można też tworzyć własny typ danych, które będą przypisywane do danego klienta – dzięki temu można łatwo dostosować bazę danych do potrzeb swojej firmy. Pozwala to na znacznie lepsze i sprawniejsze zarządzanie kontaktami, co przełoży się też na lepsze relacje z odbiorcami.

W jakiej firmie sprawdzi się program call center?

System CRM dostosowany do telefonicznej obsługi klienta to świetne rozwiązanie dla każdej firmy, której działanie opiera się w całości lub częściowo na połączeniach głosowych. Program sprawdzi się w call center, contact center, windykacji czy telemarketingu, ułatwiając zarządzanie wszystkimi kontaktami firmy i umożliwiając przypisywanie do nich ważnych informacji, związanych z ich obsługą.

Jakie są największe zalety programu call center?

System CRM to narzędzie niezbędne w każdej firmie, realizującej wiele połączeń głosowych każdego dnia. To dzięki niemu można szybko zarządzać kontaktami, dodając nowe rekordy czy uzupełniając istniejące już profile klientów o nowe informacje. Można szybko je edytować, i to bez konieczności zatwierdzania zmian przez zewnętrzny dział BOK, co znacznie usprawnia pracę osób zarządzających bazą danych firmy.

Do programu call center może mieć dostęp każdy upoważniony pracownik – można z łatwością tworzyć konta dla nowych osób, umożliwiając im wgląd do notatek i danych zamieszczonych przy danym kliencie oraz pozwalając na wprowadzanie własnych zmian. Dzięki temu baza będzie zawsze aktualna, a przy danym kliencie znajdą się informacje sugerujące dalsze działania czy potwierdzające realizację ustalonych zadań.

System CRM to duże usprawnienie dla każdego działu obsługi klienta. Dzięki niemu pracownicy mogą w krótkim czasie wprowadzić do bazy danych nowych klientów lub sprawdzić kluczowe dla skutecznego przeprowadzenia rozmowy informacje. Poprawia to także jakość relacji z odbiorcami – ich rozmówca będzie dobrze poinformowany o ich sytuacji względem firmy, co ułatwi nawiązanie kontaktu i przyspieszy rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Dużą zaletą programu call center jest jego elastyczność – można łatwo dopasować go do potrzeb swojej firmy, dzięki czemu jest to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie.

Warto zdecydować się na taką opcję również ze względu na łatwość jej wprowadzenia w firmie. Nie trzeba inwestować przy tym w drogi sprzęt czy szkolenia pracowników, system CRM jest bowiem bardzo prosty we wdrożeniu, konfiguracji i obsłudze. Do jego działania wystarczy jedynie połączenie z Internetem, a dzięki intuicyjnej obsłudze poradzi sobie z nim każdy użytkownik – dlatego jest to opcja, którą można łatwo wprowadzić w dowolnym przedsiębiorstwie.